Política de privacidad

1 Quién es responsable de sus datos

Su empleador o compañía contratante (el Cliente) es el responsable del tratamiento de la información procesada en el contexto de operaciones de calidad. Trakcen proporciona la plataforma como encargado del tratamiento, procesando información solo según instrucciones documentadas del Cliente y lo necesario para operar el servicio.

2 Información que procesamos

• Datos de identidad y cuenta: nombre, correo, usuario, rol, puesto, unidad organizacional y eventos de autenticación.
• Datos de calidad y cumplimiento: documentos, versiones, firmas, registros de capacitación, competencias, notificaciones e historial de flujos.
• Datos técnicos y de seguridad: registros de acceso, trazas de auditoría, dirección IP, metadatos de sesión y diagnósticos del sistema necesarios para proteger el servicio.

3 Por qué procesamos información

• Proporcionar, mantener y asegurar el eQMS para usuarios autorizados.
• Habilitar trazabilidad, registros electrónicos y evidencia requerida en entornos de calidad regulados.
• Entregar notificaciones y tareas configuradas por su organización.
• Detectar abuso, investigar incidentes y cumplir obligaciones legales cuando corresponda.

4 Aislamiento multi-tenant

Los datos de cada Cliente están separados lógicamente por compañía (tenant). Los usuarios solo acceden a información de las compañías a las que se les ha otorgado membresía y permisos de forma explícita.

5 Retención y registros de auditoría

Los períodos de retención de registros de calidad y evidencia de auditoría los definen las políticas del Cliente y la normativa aplicable. Los registros de seguridad y acceso pueden conservarse el tiempo necesario para investigar incidentes y demostrar la integridad del sistema.

6 Medidas de seguridad

Implementamos controles técnicos y organizativos apropiados para un entorno SaaS regulado, incluido acceso basado en roles, autenticación, cifrado en tránsito, registro de auditoría y monitoreo operativo. Ningún sistema está libre de riesgo; reporte incidentes sospechosos a su administrador de inmediato.

7 Subencargados y hospedaje

Los proveedores de infraestructura (p. ej. hospedaje en la nube) pueden procesar datos únicamente para prestar el servicio, bajo obligaciones contractuales acordes con los requisitos de protección de datos pactados con el Cliente.

8 Sus derechos

Las solicitudes de acceso, rectificación, restricción o eliminación de datos personales deben enviarse al responsable del tratamiento de su organización (típicamente RR. HH., Calidad o TI). Trakcen asistirá al Cliente en la respuesta cuando lo exijan la ley aplicable y el contrato.